Az ülés a tervek szerint 11:00 órakor kezdődött, a résztvevők érkezéskor bejelentkeztek. A rendezvény szervezői üdvözölték a résztvevőket, a helyükre irányították őket, és bemutatkozással hivatalosan is megkezdték az ülést. A napirend másolatai minden asztalon rendelkezésre álltak, és rövid áttekintést adtak az idővonalról és a témákról.
A nyitó szakasz egy részletes PowerPoint prezentációt tartalmazott a RURAL’COM projektről. Ez a bevezető részletezte a projekt hátterét, célkitűzéseit és a vidéki területek fenntarthatóságának és ellenálló képességének előmozdításában játszott szerepét. A prezentáció kiemelte a projekt ütemezése alatt elért eredményeket, beleértve a Romániában és Írországban tartott két nagyszabású, a személyzet kapacitásépítését célzó képzési eseményt. A résztvevők megismerhették a projekt főbb eredményeit is, bemutatva a vidéki közösségek fenntarthatósági gyakorlatainak javítására kifejlesztett forrásokat. Ez az ülés szilárd alapot biztosított a projekt hatókörének és fő célkitűzéseinek megértéséhez.
Ezt követően a közvetítő bemutatta a projekt feltérképezési jelentésében foglalt megállapításokat, amely a vidéki területek fenntartható közösségi erőfeszítéseit és az éghajlat-változási stratégiákat vizsgálta. A jelentés legfontosabb megállapításainak összefoglaló változatát osztották meg, majd a résztvevők vitába bocsátkoztak, hogy kifejtsék az elemzéssel kapcsolatos nézeteiket.
A rövid teaszünet lehetőséget adott a következő szegmens előtti informális megbeszélésekre. A rendezvény a Közösségi ellenálló képesség kiépítése a vidéki térségekben (Building Community Resilience in Rural Areas RURAL’COM Handbook) című kézikönyv bemutatásával folytatódott. Ez a kézikönyv létfontosságú forrásként szolgált a résztvevők számára, bemutatva a vidéki ellenálló képesség alapfogalmait, a fenntarthatósági kezdeményezések megvalósításának gyakorlati lépéseit, valamint a Romániából és Belgiumból származó legjobb gyakorlatokat. A kézikönyv a viták középpontjában állt, és a résztvevők olyan alkalmazható stratégiákat kaptak, amelyekkel saját közösségük ellenálló képességét és környezetvédelmi erőfeszítéseit fokozhatják.
E koncepciók megerősítése érdekében a résztvevők egy csoportos gyakorlaton vettek részt, amelynek középpontjában a saját közösségükre szabott fenntartható gyakorlatok kidolgozása állt. Együttműködve azonosították a helyi kihívásokat, ötleteltek a kézikönyv által inspirált megoldásokon, és felvázolták a megvalósítás gyakorlati lépéseit. Ez a gyakorlatias megközelítés gazdag vitákat ösztönzött, lehetővé téve a résztvevők számára az eszmecserét és a stratégiák saját helyzetükhöz való igazítását.
Az ülés egy visszajelző megbeszéléssel zárult, ahol a résztvevők megosztották egymással a projektről, annak a saját közösségükre gyakorolt jelentőségéről és lehetséges hatásáról szóló gondolataikat. Megvitatták a legjobb gyakorlatok alkalmazásának megvalósíthatóságát, és rámutattak a végrehajtás lehetséges akadályaira. A moderátor összegyűjtötte a visszajelzéseket, és a résztvevőket arra kérték, hogy a rendezvény hivatalos lezárása előtt töltsenek ki egy felmérést.